デジタル資産管理の提案中に思わぬ事態が発覚！　古い紙情報をスキャニングしPDF化することで資産を再生

当社では営業企画部の業務として製品情報の管理があるのですが、その情報量が膨大です。製品概要やスペックはもちろん、製品画像、CADデータ、寸法図、取扱説明書などを自分一人で管理して、必要な時に必要な人に渡す作業を行っています。なんとか自分の力量内でさばけていると思っているのですが、情報を必要とする側にとっては不便で非効率かもしれない、属人的になりすぎているのでは？　という不安があります。

製品フライヤーなどの制作・印刷をお手伝いしているなかで、だんだんと「担当者さんお一人であらゆる情報を管理している」ということがわかりました。情報の出し入れ業務にかなり負荷があるようだったので、「当社のEP-DAMsystem（DAM＝Digital Asset Management）をお使いになりませんか」と提案しました。興味を示していただいたので、担当者さんが管理している情報を一緒に棚卸してみたのですが、寸法図や取扱説明書など紙でしか残っていない古い情報が約1万ページ分もあったのです。お客様もそれらにはほとほと手を焼いていることがわかりました。そこで当社はスキャニング・PDFデータ化を承れることをお伝えしました。通常は紙の原稿をお預かりして当社内で作業を行いますが、今回はスキャニング機器をお客様の元に持ち込み、作業スペースをお借りして作業を行いました。紙があまりにも古いため移動させると破損のリスクがあることと、機密性が高い情報が含まれていたためです。

自分一人の業務改善のご提案をいただいていたところ、話が急展開しました。紙でしか残っていない古い情報は、社内中誰もが「このままにしておくしかない」と半ばあきらめていたのですが、その膨大な量の情報をスキャニングしてデータ化できるとは、思いつくようで思いつかないものですね。会社も急務の業務と理解してくれて、すぐにスキャニングをお願いすることができました。スキャンデータもファイル名、フォルダ名ともEP-DAM systemで管理しやすいようにいろいろと工夫してもらい助かりました。次は私の業務改善の方のご提案を進めてもらいたいですね（笑）