【お役立ちコラム】
パワポで伝わる資料を作るコツ

Microsoft社が開発・提供しているパワーポイントは、
多彩な装飾機能があり、画像や音声なども挿入できて、「映える」資料が手軽に作れる便利なソフト。
その機能の豊富さ、操作の手軽さゆえに、いろいろな要素を盛り込んでみたくなります。

しかし、出来上がりが何だか冴えなくてガッカリなんてことはありませんか。
今回は、パワーポイントで見やすい資料を作るためのコツをご紹介します。

パワポで見やすい資料を作るコツ

どんなに素晴らしい内容の資料でも、読み手に伝わらなければ意味がありません。
忙しい相手に読んでもらう、理解してもらうためには
「読み手に負担をかけない」資料にすることが大切。
それを実践するためのコツが以下になります。

情報はコンパクトに

説明不足にならないようにと、1つのスライドに情報を詰め込み過ぎると、
逆に内容が捉えづらくなり、伝えたいこともぼやけてしまいます。
長い文章は要約したり図表に置き換えたりして、内容はできるだけコンパクトに。
「1スライド・1メッセージ」を心掛けます。

飾り過ぎない

デザインにメリハリをつけるためにある程度の装飾は必要ですが、やり過ぎは逆効果。
フォントはシンプルで読みやすいもの1～2種類に統一し、
文字の立体・影などの装飾は控え、ここぞというポイントだけに使うようにします。
多色使いも情報過多となりますので、色数は背景・文字・メインカラー・アクセントカラーの4色ほどに抑えます。

視線の流れを意識

人の視線の動き方にはいくつか法則があります。
そのうちの一つが、左上から右下への動き。
それを意識して情報を配置すると読み手が理解しやすくなります。
重要なことは最初に目がいく上部に配置。
また、時間の流れや状態の変化を示す時は、左から右への流れで配置します。

オブジェクトを揃える

図の形や大きさ・縦横の位置・間隔が揃っていないと、
雑然とした印象を与えるだけでなく、要素の意味を取り違えられてしまう可能性もあります。
同じ意図を持つ図形は色・形・サイズを揃えます。
パワーポイントに備わる「配置」機能の「整列」を使えば、
オブジェクトの位置も簡単に揃えることができます。

余白を作る

文字や図がぎっしり詰め込まれたデザインは窮屈に感じられ、
情報が伝わりにくくなるだけでなく、読もうという気持ちまで削いでしまうもの。
オブジェクト内に文字を入れる場合は、内側の上下左右に十分な余白をとり、
行間も詰めすぎないよう気を付けます。
余白が取りづらいときは、思い切ってフォントサイズを下げるのも
読みやすくする一つの手です。

テンプレートを活用する

時間がない時やどんなデザインにするか迷う時は、
あらかじめ用意されているテンプレートを使うのもおすすめです。
テンプレートは、テーマに合わせたデザイン要素（色・フォント・背景・効果など）が設定されており、
Microsoftのサイトからダウンロードすることができます。
また、自身でオリジナルのテンプレートを作ることもできます。

パワポ資料化して既存ツールの有効活用を

こうしたコツを押さえると、パワーポイントで作成した資料は抜群に見やすくなります。
とはいえ、洗練された「伝わる」資料を作るには、それなりの手間や時間がかかるもの。
もし余裕がなければ、外部に制作代行を依頼することもご検討してはいかがでしょうか。

最近エデュプレスでは、次のようなご相談が増えています。
「紙パンフレットの内容をオンライン説明でも使えるようパワポ資料にしたい」
「社員各々が作ったパワポ資料を、会社の資産として統一した形にしたい」
「ブランド力を高める洗練されたデザインのパワポ資料のフォーマットを作りたい」
こうしたパワポ化をお手伝いした事例コラムもぜひご一読ください。

エデュプレスでは資料全体のパワポ化はもちろん、
オリジナルテンプレートの制作のみも承っております。
ぜひお気軽にご相談ください。