【事例コラム】
自社オリジナルのビジネス手帳。
グループ各社や販売代理店からのオーダー受付を
オンラインシステム化。業務フローがシンプルに

スケジュール管理やタスク管理機能に製品情報を加えたビジネス手帳は、
営業活動を助ける便利なツールです。
自社オリジナルのものなら、さらに使い勝手がよく、ブランディング効果も期待できます。

とはいえ手帳を製作し、オーダーを受け、発送するのは手間がかかるもの。
そうした手間を軽減することに成功した事例をご紹介します。

【A社様のセールス手帳とは】

メーカーであるA社様は、オリジナルのビジネス手帳を毎年製作しています。
スケジュールを書き込めるダイアリーページのほか、企業情報や製品情報をコンパクトに掲載。
Ａ社様の営業マンを中心に、グループ各社、販売代理店の方々も便利に使っています。

【A社様の課題】

当初エデュプレスへは「手帳の製作を相談したい」とお声がけいただきました。
しかし詳しくお聞きすると、製作以外のところでご担当者様が大きな悩みを
抱えていることが分かりました。

「必要冊数は各部署、グループ各社、販売代理店からのオーダーを受けて、
取りまとめるが、電話やメールと、まちまちの手段で100カ所以上から入ってくる。
数が多いから、ミスしないように作業するのが大変」

「どこへ何冊送るかリストをつくり、手帳専門会社に渡して発送してもらっているが、
変更が発生すると手帳専門会社に都度、連絡を入れなければならない」

このように製作以外のところ、受発注の業務フローが煩雑なために、大きな手間がかかっていました。

【ご提案したソリューション】

A社様が感じている負担や手間をなくすため、エデュプレスでは製作と合わせて
オーダーの取りまとめから発送までのオンラインシステムを構築しました。

このシステムでは、各社・代理店はWebからオーダーを行い、
エデュプレスがその受付から手帳の発送までを一気通貫で行います。
その進捗は、A社のご担当者様もWeb上で確認できます。

当社は在庫管理＆発送サービスを提供していますが、そこに用いるシステムをベースに、
A社様の意向に合わせて少しだけカスタマイズしたもの。
これにより、費用面でとてもリーズナブルにご利用いただくことができました。

【成果】

複雑だった業務フローがシンプルになり、
A社のご担当者様は煩雑な作業と集計ミスの不安から解放されました。

以前は「受発注は自分たちが行うのが当たり前」だと思っていたとのこと。それが今では、
「システム化してとてもラクになった。これで自分たちは手帳の中身の企画に専念できる」
と大きなメリットを感じてくださっています。
手間が減った分は、本来のマーケティング業務に時間を割いて、生産性アップを実現しているそうです。

また、グループ会社や代理店の方々からは「Webシステムだからオーダーしやすい」といった声が
寄せられていることから、「次回もこのシステムを使いたい」とのお声をいただいています。